چگونه حواس پرتی در کار را از بین ببریم (7 مورد حواس پرتی مهم )

1
542

حقیقت این است که همه ما هر روز در هنگام کار دچار حواس پرتی می شویم، و به طور معمول هر ساعت چیزی یا کسی ممکن است باعث حواس پرتی مان شود. جلساتی که باید در آنها شرکت کنید، تماس ها، ایمیل ها، نوتیفیکیشن های شبکه های اجتماعی و موارد دیگر، از جمله مواردی هستند که تمرکز را از بین میبرند. این حواس پرتی ها ممکن است خلاقیت و انرژی ما را کاهش دهد و بر توانایی ما برای تمرکز روی انجام پروژه ها یا  کارها تاثیر  بگذارند. قطعا در هفته کاری خود میتوانید به چندین مورد از این حواس پرتی ها اشاره کنید.

چرا باید از شر حواس پرت کن ها در محل کار خلاص شویم؟


نزدیک به ۳ نفر از هر ۴ کارمند (۷۰ درصد) اعتراف می کنند که در محل کار احساس حواس پرتی دارند و ۱۶ درصد از افراد معتقد هستند که تقریبا همیشه حواسشان پرت است. براساس این گزارش، تاثیر عوامل حواس پرتی در محیط کار شامل موارد زیر است:

  • ۵۴ % گفتند که آنها آن طور که باید، کار نمی کنند.
  • ۵۰ % گفتند که آنها به میزان قابل توجهی بازدهی کمتری دارند.
  • ۲۰ درصد گفته اند که آنها “قادر به رسیدن به پتانسیل بالا و پیشرفت در حرفه خود نیستند”.

همین نظرسنجی  به مزایای بالای کاهش حواس پرتی در محیط کار افراد مصاحبه شده اشاره می کند. پس از کاهش حواس پرتی:

  • ۷۵ درصد گفته اند که ” کارهای بیشتری انجام می دهم و خلاق تر شده ام”
  • ۵۷ درصد گفته اند که ” انگیزه ی  بهترین بودن در کار را پیدا کردم”
  • ۵۱ درصد گفته اند که به توانایی خود برای درست انجام دادن کار، اطمینان پیدا کردم.
  • ۴۹ درصد گفتند: “در محل کار خوشحال تر هستم.”
  • ۴۴ درصد بیان “کارم را با کیفیت  بالاتر انجام می دهم”

یک بررسی توسط  CareerBuilder ،در سال ۲۰۱۶ از ۲۰۰۰ نفر کارمند  و مدیر، نشان داد که عاملان اصلی حواس پرتی شامل: تلفن های هوشمند (۵۵ %)، اینترنت (41%)،  سخن چینی (۳۷ %)، شبکه های اجتماعی(37%)، سرزدن به همکارن (27%)، سیگار کشیدن یا استراحت بین کار (27%) ، ایمیل (26%)، جلسات (۲۴ %) و همکاران پر سر و صدا (20%) می شوند .

تقریبا سه چهارم کارفرمایان که توسط CareerBuilder مورد بررسی قرار گرفتند گفتند که دو یا چند ساعت کارآیی در یک روز کاری، به دلیل عوامل حواس پرتی در محیط کار، از بین می رود. و تقریبا نیمی از این کارفرمایان (43%) گفتند که ساعات کاری بی بهره آنها در هر روز کاری، 3 ساعت یا بیشتر است.

یک نظرسنجی از ۲۰۰۰ نفر از سوی شرکت خدمات مدیریت مالی think money در انگلستان گزارش داده که یک سوم از کارمندان مشغول کار برای سه ساعت در روزحواسشان پرت است. بر اساس این تحقیقات در مورد عوامل حواس پرتی در محیط کار، ما ۷ عامل مهم و استراتژی های عملی برای کمک به غلبه بر آنها و افزایش بهره وری و خلاقیت را شناسایی کردیم

همکاران پر حرف

ایجاد روابط با همکاران در کار ضروری است. صحبت های روزانه برای ایجاد یک جو دوستانه و مشارکتی  در داخل دفتر مهم هستند، اما توجه داشته باشید که خطر گیر افتادن در مکالمات بی پایان و سخن چینی هم بالاست. اگر در دفترتان همیشه باز باشد، برای همه میتوانند بدون توجه به اهمیت کارتان با شما سخن را آغاز کرده و سوالاتی را مطرح کنند.

چگونه در این شرایط تمرکزمان را حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

اگر مشکل شما داشتن اعضای تیم پر حرف است، سعی کنید با آنها در مورد تاثیری که در روز شما دارند، صحبت کنید. در نهایت، اگر این صحبت ها تاثیری نداشت در دفتر خود را ببندید. یک روش دیگر این است که زمانی که نیاز به تمرکز در کارتان دارید، از هدفون استفاده کنید. البته اگر اینکار در شرکت تان مانعی نداشته باشد.

آلودگی صوتی در اداره

تحقیقات انجام شده توسط کیم و دو دییر در دانشگاه سیدنی نشان می دهد که ۳۰ درصد از کارکنان محیط های کوچک و حدود ۲۵ درصد کارکنان در اداره های پارتیشن بندی نشده، از آلودگی صوتی موجود در محل کار ناراضی بودند. تحقیقات Ipsos وWorkspace Futures Team of Steel  نشان می دهد که ۸۵ درصد از مردم از محیط کار خود ناراضی هستند و نمی توانند تمرکز کنند. از کسانی که مورد نظرسنجی قرار گرفتند، ۹۵ % گفتند که کار در محیط خلوت و به صورت انفرادی برای آنها مهم است، اما تنها ۴۱ درصد گفته اند که می توانند در کنار دیگران کار کنند و ۳۱ درصد باید دفتر را ترک کنند تا کارشان را تکمیل کنند. بیش از ۱۰۰۰۰ کارگر در ۱۴ کشور مورد بررسی قرار گرفتند و یافته های کلیدی نیز نشان داد که:

  • کارکنان ادارات ۸۶ دقیقه در روز به علت حواس پرتی از دست می دهند.
  • بسیاری از کارمندان پریشان، ناکارآمد و دارای استرس بیش از حد هستند.
  • آنها توانایی کمی برای فکر کردن و انجام  کار خلاقانه و سازنده دارند.

اگر شما در یک اداره بزرگ یا کوچک کار می کنید، مطمئنا می دانید که ادارات می توانند واقعا پر از صدا باشند، چه این صداها ناشی از مکالمات، تماس های تلفنی، موسیقی وچه صداهای دیگر باشد.

چگونه تمرکزمان را حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

  • اگر شما دفترکار دارید، ساده ترین کاری که میتوانید انجام دهید این است که در را ببندید تا کمی متمرکز شوید.
  • اگر یک پروژه خاصی دارید و نیاز به جایی خلوت و دور از هرگونه حواس پرتی دارید تا روی آن کار کنید، یک جای خلوت و بی مزاحم در ساختمان اداره خود برای این کار پیدا کنید.
  • گزینه های جایگزین عبارتند از کار کردن در خانه (در صورت امکان) و یا مکان دیگری مانند پارک یا کافه.
  • همیشه در اداره سر و صدا وجود دارد و بیشتر اوقات  این صداها تحمل پذیر هستند، اما گاهی باید برای انجام کارهای مهم، محیط خود را تغییر دهید.

ایمیل ها وقت گیر هستند

تیم فریس می گوید:

استفاده از ایمیل را محدود کنید. ایمیل بزرگترین وقت تلف کن در دنیای مدرن است

همه ما می دانیم که ایمیل چگونه میتواند حواس پرت کن باشد. در یک روز معمولی، چند ایمیل دریافت می کنید و ارسال میکنید؟ برای درک بهتر اجازه دهید یک مثال آشنا برایتان ذکر کنیم. شما در حال انجام یک پروژه مهم هستید و در همان لحظه یک ایمیل دریافت می کنید. دو انتخاب دارید: می توانید آنچه که انجام می دهید را متوقف کنید و تمرکز خود را از بین ببرید و ایمیل را بخوانید، یا می توانید بر سر کار خود بمانید و بعدا ایمیل خود را چک کنید. بسیاری از مردم تمام روز خود را این گونه می گذرانند. مشغول کار بر روی یک پروژه مهم هستند که یکدفعه یک اعلان ایمیل پدیدار می شود.

کارتان را متوقف می کنید، به inbox  ایمیلتان می روید، و ایمیل را می خوانید، اغلب موارد ایمیلی ست که کاملا بی ربط است و هیچ کمکی به اولویت های فعلی شما نمی کند. این ایمیل ها می توانند یک احساس مشغولیت مداوم ایجاد کنند و اغلب منجر به ناتمام ماندن پروژه ها در پایان روز می شوند.

چگونه تمرکزمان را در این شرایط حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

  • زمان بندی کردن: زمانی را به کار بر روی یک پروژه اختصاص دهید. متعهد شوید که در طی این مدت ایمیل ها را چک نکنید (یا به تماس های تلفنی پاسخ ندهید)
  • کار بدون اینترنت: کامپیوتر یا لپتاپ خود را بر روی حالت آفلاین تنظیم کنید و اجازه دهید ایمیل ها در inbox ذخیره شوند تا در زمانی خاص به آنها  پاسخ دهید.
  • به جای دیدن و پاسخ دادن به تک تک ایمیل ها، آنها را جمع کرده و سپس در زمان مناسبی به بررسی و پاسخ به ایمیل بپردازید.
  • پاسخ دادن به ایمیل ها به صورت گروهی زمان کمتری نسبت به جواب دادن به تک تک ایمیل ها می گیرد و به شما این امکان را می دهد که بدون اینکه حواس خود را پرت کنید روی پروژه متمرکز بمانید.
  • ایمیل خود را در زمان مشخصی در روز بررسی کنید
  • یک روش، چک کردن ایمیل ها دو بار در روز است، یا سه بار در روز، صبح، زمان ناهار و زمانی که می دانید کارتان تمام شده است.
  • اول روز ایمیلتان را چک نکنید
  •  جای چک کردن ایمیل به عنوان اولین کار، این زمان ارزشمند را برای دریافت انرژی بیشتر صرف کنید و بر روی انجام یک یا دو کار مهم در روز، تمرکز کنید.

کاربرد گوشی هوشمند

پیوسته به گوشی نگاه کردن  و جریان کار و تمرکز  را قطع می کند. طبق تحقیقات اخیر شرکت Deloitte ، یک شخص به طور معمول ۴۷ بار در روز گوشی هوشمند خود را چک می کند. اگر شما حدودا ۴۷ بار در روز گوشی خود را چک می کنید، به این معنی است که در یک روز کاری 8 ساعته هر ساعت ۶ بار گوشی خود را چک می کنید. که قطعا برای حواس پرتی کافی ست. همه ما می دانیم که گوشی ها و دیگر وسایل هوشمند به طور مرتب توجه ما را از وظیفه ای یا پروژه ای که روی آن کار می کنیم، منحرف می کنند.

چگونه تمرکزمان را در این شرایط حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

  • گوشی خود را در کشو یا دور از دسترس خود قرار دهید تا وسوسه نشوید آن را چک کنید.
  • notification  را خاموش کنید. همه notification  ها، به خصوص notification های رسانه های اجتماعی  را که نیازی به توجه فوری ندارند، خاموش نگه دارید.

شبکه های اجتماعی

روزانه چقدر از وقتتان را صرف بررسی شبکه های اجتماعی مانند اینستاگرام و کانال های تلگرامی میکنید؟ یک سوال جالب؟ آیا با دیدن روزانه پست های دوستانتان تغییری در زندگی شما اعمال شده است؟ قطعا فاصله گرفتن از اجتماع انتخاب مناسبی نیست اما سعی کنید هنگامی که مشغول به کار مهمی هستید از شبکه های اجتماعی دوری کنید. توجه داشته باشید که ماهیت شبکه های اجتماعی صرف وقت در آنهاست. پس ممکن است بی آنکه خودتان بدانید ساعت ها مشغول این شبکه ها شوید. ساعت هایی که میتوانستید بهره وری زیادی داشته باشید.

جلسات

در طول یک هفته پر مشغله، تنها چیزی که یک رهبر یا مدیر نمی خواهد یک نشست یک یا دو ساعته ی بی حاصل است. اگر از شما بپرسم که موثرترین راه برای ناکارآمد بودن چه خواهد بود، من مطمئنم که بسیاری از شما خواهید گفت “جلسات بی حاصل”. امروزه بیش از پیش ساعاتی از کار صرف جلسات می شود. اکثر کارکنان در ده ها جلسه در ماه شرکت میکنند، اما نیمی از این جلسات در واقع هدر دادن زمان هستند. به طور کلی، ۳۱ ساعت در ماه صرف جلسات غیرسازنده می شود ، که در این جلسات ۹۱ درصد از کارمندان در حال سیر کردن در عوالم دیگر هستند، و ۳۹ درصد آنها می خوابند. برای اینکه جلسات سازنده و ارزشمند باشند، لازم است که هر جلسه یک دستور کار روشن و رهبری درستی داشته باشد.

انجام دادن چند کار همزمان

همه ما گاهی باید چند کار را انجام دهیم، اما هرچه تعداد کارهایمان کمتر باشد، بهتر است. چند کاره بودن بهره وری و خلاقیت را کاهش می دهد. پیتر برگمن، در مقاله ای در مجله هاروارد بیزینس، میگوید که هنگامی که تلاش میکنیم بر روی چند چیز تمرکز کنیم، بهره وری ما تا ۴۰ % کاهش می یابد. طبق نظر گلوریا مارک، به طور متوسط حدود ۲۵ دقیقهه طول می کشد تا فرد بتواند بعد از یک وقفه، دوباره روی کار اصلی خود تمرکز کند. انجام دادن چند کار همزمان سرعت، تمرکز، انرژی و بهرهوری ما را کاهش می دهد. مغز ما نمیتواند به طور موثر بر روی چند کار به طور همزمان کار کند.

چگونه تمرکزمان را در این شرایط حفظ کنیم و حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

در بازه های زمانی مشخص کار کنید. این کار میزان حواس پرتی های موجود در زندگی را به حداقل می رساند. زمان بندی، یعنی یک مقدار زمان برای پروژه های خاص و یا وظایف مشخص، اختصاص دهیم و عمدا برای کم کردن هرگونه حواس پرتی در کار، تلاش کنیم. بین هر زمان بندی، قبل از این که کار بعدی را شروع کنید، کمی استراحت کنید. هر زمان بندی متمرکز، به یک کار / پروژه یا مجموعه ای از وظایف مشابه اختصاص دارد.

از روش 60-60-30 برای زمان بندی استفاده می کنم: برای هر ۵۰ دقیقه کار، یک استراحت ۱۰ دقیقه ای داشته باشید. ۵۰ دقیقه دیگر کار کنید و یک استراحت ۱۰ دقیقه ای دیگر داشته باشید. بعد ۳۰ دقیقه برای تجدید نیرو صرف کنید، که می تواند به معنی خوردن نهار، رفتن به پیاده روی و غیره باشد. از تکنیک Pomodoro برای کمک به کار در زمان بندی استفاده کنید.

جمع بندی

عوامل ایجاد حواس پرتی در محل کار هرگز از بین نخواهد رفت. به منظور استفاده موثر از زمان خود و افزایش بهره وری و خلاقیت، مهم است که درک کنیم چه چیزی ما را پریشان می سازد و راه هایی را برای متوقف کردن آن ایجاد کنیم.

Sending
User Review
0 (0 votes)

۱ دیدگاه

  1. سلام.نکات جالب توجه وو مفیدی رو درسایت تون ذکر کرده اید. ممنون بابت مطالب مفیدتون

دیدگاه