چگونه بهره وری را افزایش دهیم؟ افزایش بهره وری و کارایی سوالی موضوعی که امروز دید متفاوتی به آن خواهیم داشت. بهره‌وری، یعنی توانایی انجام کارها به‌صورت کارآمد و به‌موقع. در دنیای کسب‌وکار شلوغ و رقابتی امروز، بهره‌وری مهم‌ترین بخش هر کسب‌وکار، سازمان یا شرکت است. بهره‌وری چیزی فراتر از انجام موفقیت‌آمیز کارهاست؛ درواقع نوعی سرمایه‌گذاری و تخصیص منابع است، بنابراین هر شرکت یا کسب‌وکاری می‌تواند آن را به‌عنوان هدف اصلی خود در نظر بگیرد.
در سال 2020، متعهد بودن به اهداف جدید بسیار مهم است. وقتی برای خرید یک محصول نرم‌افزاری جدید اقدام می‌کنید، این موارد را در ذهن داشته باشید: قیمت، قابلیت اطمینان، زیرساخت مشترک مناسب، سرعت، پشتیبانی فنی و … .
در بخش‌های بعدی، بهترین نرم‌افزار را از جهت بهره‌وری در بازار بررسی خواهیم کرد. علاوه بر این، بررسی می‌کنیم که چه چیزی موجب عملکرد بهتر آن شده است و چه چیزی آن را از محصولات مشابه، متمایز می‌کند.
نرم افزار های افزایش بهره وری و کارایی: مدیریت وظایف و پروژه‌ها
استفاده از ماندی Monday
ماندی یا Monday dot com برای ایجاد راه‌حل مدیریت گروهی تأسیس شد تا افراد در هر صنعت، به فرایندهای محل کارشان متصل باشند. این ابزار بهره‌وری در بیش از 140 کشور جهان استفاده می‌شود.
نمای کاربری آن، ملموس و چشمگیر است. به دلیل سادگی این ابزار، کار با آن کارآمد و سرگرم‌کننده است.
به نظر می‌رسد که این ابزار یکی از بهترین تجربه‌های کاربران در بین تمامی پروژه‌های آنلاین و موبایلی و پلتفرم مدیریت کارها، به شمار می‌رود.
این محصول شامل ویژگی‌هایی از قبیل کارآمدی، دلخواه سازی، کنترل مدیر، مدیریت و کنترل گروه، کنترل خصوصی یا عمومی بودن برنامه، پیام‌رسانی درون‌گروهی و … است.
برای استفاده از ماندی بر روی این لینک کلیک کنید
استفاده از Asana
شعاری که پشت محصول آسانا نهفته، این است که گروه‌هایی از سازمان‌های مختلف را قادر می‌سازد که بدون دردسر با یکدیگر همکاری کنند.
این نرم‌افزار با تعداد زیادی قابلیت سفارشی‌سازی ارائه می‌شود. وقتی شما پروژه‌ای را به‌عنوان یک کاربر خلق می‌کنید، می‌توانید یکی از دو حالت برنامه‌ریزی به روش سنتی یا استفاده از کارت‌های کانبان را انتخاب کنید. داشبورد به شما امکان می‌دهد که پیشرفت پروژه خود را مشاهده کنید و شامل مجموعه فوق‌العاده پیشرفته‌ای از ابزارهای جستجو است.
همچنین برنامه‌های اندروید و iOS آسانا ظاهر ساده و محسوس بودن رابط وب را حفظ می‌کند.
برای استفاده از Asna بر روی این لینک کلیک کنید
استفاده از ترلو Trello
ترلو نامی آشنا در بین مدیران و افرادی است که پروژه های بزرگ و گروهی را دنبال می کنند. ترلو در افزایش بهره وری و کارایی سازمانی و تیمی نقش بسزایی دارد. این نرم افزار در تابستان 2010 تأسیس شد و دو سال بعد این پلتفرم، 500000 عضو اضافه کرد. هرکسی در زمینه فروش، بازاریابی، منابع انسانی و فعالیت‌ها، می‌تواند با موفقیت در ارائه این محصول، همکاری کند.
علاوه بر این، ابزار ترلو دارای بیش از 100 پروژه مشترک با گوگل درایو، اسلک، جیرا و دیگران است. این ابزار در پلتفرم‌های مختلف، بدون نقص، کار می‌کند. البته ما قبل تر در هاو کن یو مقاله ای کامل برای استفاده از ترلو منتشر کردیم که در لینک زیر می توانید آن را مطالعه کنید
ترلو یا Trello چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟
برخی از ویژگی‌های شناخته‌شده این ابزار عبارت است از سرعت، سهولت کاربری و برنامه‌ریزی. رابط کاربری شامل موعد مقرر، واگذاری، انباره فایل، چک‌لیست و … است.
برای استفاده از ترلو بر روی این لینک کلیک کنید
استفاده از جیرا Jira
نرم‌افزار جیرا Jira انعطاف‌پذیر است و به‌عنوان پروژه نسل بعدی اعلام می‌شود.
جیرا به گروه‌ها اجازه می‌دهد تا این نرم‌افزار را با توجه به نیازهای سازمان طراحی کنند و با آن‌ها انطباق دهند. جیرا شامل قابلیت نظارت بر اهداف بلندمدت، جدول زمانی پروژه، وضعیت کار، اطلاعات انتشار در زمان و موارد دیگر است. علاوه بر این، رابط کاربری این برنامه، قابلیت شخصی‌سازی دارد.
Atlassian Cloud از چندین دامنه، زیر دامنه یا نام مستعار دامنه جداگانه در برنامه گوگل پشتیبانی نمی‌کند.
برای استفاده از جیرا بر روی این لینک کلیک کنید
استفاده از اورنوت ( نسخه بیزینسی اورنوت Evernote Business )
اورنوت evernote در سال 2008 تأسیس شد و تا سال 2011، کاربران آن به 11 میلیون رسیدند. این شرکت با این تصور راه‌اندازی شد که محصول آن‌ها باید نیاز به حجم و سرعت اطلاعات را به‌صورت روزافزون رفع کند. اورنوت را بیشتر به عنوان نرم افزاری برای نوت برداری می شناسند ولی نسخه بیزینسی آن یک نرم افزار کامل برای افزایش بهره وری و کارایی به حساب می آید.
این محصول به دلیل تطبیق‌پذیری و کاربردی بودن، به گرد هم آوردن اعضای مختلف گروه‌ها کمک می‌کند. اورنوت می‌تواند ایجاد اسناد، همکاری در پروژه‌ها و ذخیره همه اطلاعات در یک مکان واحد را میسر سازد.
علاوه بر این، شما می‌توانید اطلاعات را به‌سرعت در اورنوت پیدا کنید و این برنامه شامل قابلیت‌های جستجوی مؤثر و تلفیق با ابزارهای موجود است که ممکن است قبلاً استفاده کرده باشید.
برای استفاده از evernote بر روی این لینک کلیک کنید
نرم افزار های افزایش بهره وری و کارایی: ارتباطات
استفاده از اسلک (slack)
اسلک هم نامی گره خورده با افزایش بهره وری و کارایی مخصوصا در سازمان و پروژه هاست. اسلک slack در سال 2013 تأسیس شد و از این ابزار به‌عنوان محور همکاری نام‌برده می‌شود. اسلک بهره‌وری فراوانی را به همراه دارد. وقتی پروژه جدیدی را آغاز می‌کنید، کارکنان جدیدی استخدام می‌کنید، دستورالعملی را به شیوه مؤثر به کار می‌گیرید، قرارداد فروش را بررسی می‌کنید و بودجه را به مرحله نهایی می‌رسانید، اسلک تمامی این موارد را پوشش می‌دهد.قبل تر آموزش کامل استفاده از اسلک را منتشر کردیم که در لینک زیر این مقاله را می‌توانید مطالعه کنید.
اسلک چیست و چگونه از اسلک استفاده کنیم؟ (کار با slack)
برخی از موارد برجسته اصلی عبارت‌اند از اعلانات با قابلیت تنظیم بالا و ائتلاف یکپارچه با سایر ابزارهای مشارکت و اداری. نسخه رایگان این نرم‌افزار دارای ویژگی‌های زیادی است، اما پیام‌های قدیمی را بایگانی نمی‌کند؛ بنابراین، باید بررسی کنید که کدام ویژگی برای سازمان یا کسب‌وکار شما مناسب‌ترین است.
برای استفاده از اسلک بر روی این لینک کلیک کنید
استفاده از اسپایک Spike
اسپایک Spike تازه‌وارد، با کمک به گروه‌های حفظ بهره‌وری، ارتباطات و مشارکت، ایمیل‌ها را مکالمه‌ای کرده است. همه این‌ها از طریق صندوق ورودی آن‌ها، بایگانی می‌شود. این نرم افزار برای افزایش بهره وری و کارایی می توانید در بین نرم افزار های قدرتمند جای خود را باز کند.
اسپایک با کار کردن در بالای هر ایمیل موجود (o365، G suite و IMAP) آن را به یک پیام‌رسان بدون وقفه تبدیل می‌کند و ارتباطات شما را بسیار مؤثرتر و کاربردی‌تر می‌کند.
از ویژگی‌های اسپایک می‌توان به گروه‌ها و کانال‌های داخلی؛ تماس‌های صوتی و تصویری، رمزدار کردن ایمیل، دسترسی سریع به همه فایل‌ها و موارد دیگر اشاره کرد.
برای استفاده از اسپایک بر روی این لینک کلیک کنید
نرم افزار های افزایش بهره وری و کارایی : خلاقیت و ایجاد فایل های ارائه
استفاده از نرم افزار آفیس 365
آفیس شاید یکی از معروف ترین و شناخته شده ترین نرم افزار ها برای افزایش و کارایی است. مایکروسافت آفیس 365 را نمی‌توان از بحث خارج کرد، خصوصاً که جزئی از نرم‌افزارهای بهره‌وری محسوب می‌شود.
همه ما با برنامه‌های ورد، اکسل، پاورپوینت و اوت لوک آشنا هستیم، اما برنامه آفیس 365 دارای قابلیت‌های بیشتری نسبت به این برنامه‌ها است.
با کمک این برنامه به ایمیل بیزینس کلاس، فضای ذخیره‌سازی آنلاین و راه‌حل‌های کار تیمی دسترسی دارید. تقریباً در هر مکانی می‌توان به این سرویس‌ها دسترسی داشت.
در این مجموعه برنامه، مایکروسافت اسوی (Microsoft Sway) قرار دارد که یک نرم‌افزار پرزنت کردن است و یک‌قدم بالاتر از پاورپوینت قرار دارد.
برای استفاده از آفیس 360 بر روی این لینک کلیک کنید
استفاده از گرامرلی
گرامرلی به کاهش زمان ویرایش کمک می‌کند که خود بخش مهمی در افزایش بهره وری و کارایی است. . افراد حرفه‌ای در چندین صنعت مثل حقوق، بهداشت، دانشگاه، بازاریابی، مهندسی و روزنامه‌نگاری، از این نرم‌افزار برای ارائه بازخورد فوری در مورد میزان درستی نوشته‌های انگلیسی استفاده می‌کنند.
هنگامی‌که افزونه (extension) را از گوگل نصب کردید، می‌توانید برای پیش‌نویس کردن ایمیل، استفاده از رسانه‌های اجتماعی و سایر برنامه‌ها، ویراستاری را دریافت کنید.
گرامرلی از هوش مصنوعی بهره می‌برد و ابزاری فوق‌العاده برای بررسی املای کلمات و گرامر آن‌ها قبلاً از ارائه مطالب است.
برای استفاده از گرامرلی از این لینک استفاده کنید
نرم افزار های آنالیز تیم و کار گروهی
استفاده از اکتیو ترک ActivTrak
اکتیو ترک ActivTrak یک ابزار هوش تجاری است که به شما امکان دسترسی به فرا کاوش رفتار گروه را می‌دهد؛ به‌عبارت‌دیگر، این ابزار داده محور است.
مزایای این ابزار شامل احراز هویت دوعاملی با تلفیق راهنماهای فعال است. همچنین می‌توانید هشدارهای خود را به حالت خودکار درآورید و این ابزار دارای یک رابط بصری با سهولت کاربری کنترل‌های اداری است.
علاوه بر این، این ابزار با ورود به گوگل، برنامه‌های iOS، مسیرهای بهره‌وری و سایر موارد، قابل‌دسترس است. ختم کلام اینکه این محصول معیارهای بهره‌وری کارکنان را توأم با فرا کاوش رفتار گروه، ارائه می‌دهد.
برای استفاده از ActivTrak بر روی این لینک کلیک کنید
نتیجه نهایی
بسته به وسعت، بودجه، منابع و نیازهای فوری شرکت شما، همه نرم‌افزارهای بهره‌وری نمی‌توانند مشکل شما را به‌درستی حل کنند. برای یافتن محصول مناسب با کسب‌وکارتان، باید با تأمین‌کننده آن محصول تماس برقرار کنید و تحقیقات گسترده‌ای به عمل‌آورید.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود