چگونه با رئیس خود صحبت کنیم؟ ( 20 باید و نباید هنگام صحبت با مدیر و یا رئیس خود)

احتمالاً رئیستان پرمشغله‌تر از این است که آنجا بنشیند و به زمینه چینی‌های شما که ربطی هم به درخواست اصلی‌تان ندارد گوش کند. چه بخواهید به او هشدار بدهید چه بخواهید تأییدش را برای موردی کسب کنید، به‌طور واضح بگویید امیدوارید چه اتفاقی بیفتد تا او بتواند به‌موقع تصمیم بگیرد.

اولویت‌های ارتباطی افراد باهم متفاوت است. بعضی از رئیسان درب اتاقشان را باز می‌گذارند و برایشان مهم نیست که یک مکالمه‌ مؤثر و کوتاهی کارشان را قطع کند. بعضی دیگر ترجیح می‌دهند قرارهای ملاقاتشان با هماهنگی قبلی انجام شود. تعیین زمان مناسب هم مهم است. توجه کنید که رئیستان چه موقع تحت‌فشار کمتری است تا بتوانید در طول آن زمان با او ملاقات داشته باشید. در نظر داشتن تمام این موارد نشانه‌ی خوبی از بهترین زمان صحبت کردن با رئیس به شما می‌دهد.

شما بنا به دلیلی استخدام‌شده‌اید؛ مثلاً به خاطر قابلیت‌ها، تجربه و شخصیتتان. پس، از اینکه چیزی به ارزش سازمان اضافه کنید نترسید- می‌دانید در مورد چه چیز صحبت می‌کنید. پس، از بیان نظرتان خجالت نکشید. طبق گفته تِری هوکت، رئیس اجرایی «What’s for Work»، “رئیسان نه‌تنها می‌خواهند موافقت کارکنان با خودشان را ببینند، بلکه تمایل دارند در مورد واقعیت‌ها و چالش‌هایی که لازم است در کسب‌وکارشان مطرح شود هم‌صحبت کنند. همان شخصی باشید که با حقایق، اعتمادبه‌نفس و پیشنهادات منطقی که نتایجی را به دنبال دارد صحبت می‌کند. با این کار اعتماد رئیس به شما شکل می‌گیرد.”

اکثر کارمندان خودشان برای صحبت کردن با مدیر جلو می‌روند چون یک خط باز ارتباطی با آن‌ها ندارند. اگر نتوانید واکنششان را پیش‌بینی کنید نمی‌توانید با اعتمادبه‌نفس درخواست یا نظرتان را مطرح کنید. برای مقابله با این احساس لازم است که شفافیت و اعتماد را در رابطه ایجاد کنید. می‌توانید ملاقات دو هفته یک‌بار را برای مطرح کردن تمامی موضوعات ترتیب دهید. اگر این موضوع در نقش شما در محل کارتان لزومی ندارد، می‌توانید تا حد ممکن با رئیستان ارتباط اجتماعی برقرار کنید. بدون اینکه یک چاپلوس به نظر بیایید سعی کنید از برخوردهای آشپزخانه با زمان ناهار گروهی برای ایجاد این نوع رابطه استفاده کنید.

وقتی با رئیستان صحبت می‌کنید مطمئن شوید که زبان بدن اطمینان بخشی را ارائه می‌دهید. از یک وضعیت بدنی کشیده استفاده کنید و از بی‌قرار بودن و خمیده بودن روی صندلی‌تان خودداری کنید. تماس چشمی را دائماً برقرار کنید و تمایلتان به مکالمه مؤثر را نشان دهید. هیچ‌چیز بدتر از داشتن کارمندی نیست که به هر جای دیگر در اتاق نگاه کند به‌غیراز فردی که در حال صحبت کردن با اوست. اگر به هر یک از این مسائل دچار هستید قبل از ملاقات با مدیر حتماً برای برطرف کردنشان تمرین کنید.

مسلماً زمان مرخصی در طول سال به شما تخصیص داده‌شده است و به گرفتن آن‌هم ترغیب می‌شوید؛ اما وقتی می‌خواهید مرخصی بگیرید کارفرمایانتان را هم در نظر بگیرید. زمان کافی برای تأیید درخواستتان به آن‌ها بدهید و غیبتتان را برنامه‌ریزی کنید. همچنین اگر قرار است جایگزین همکاری که به مرخصی می‌رود بشوید بهتر است از قبل برنامه‌تان را تنظیم کنید.

اگر رئیستان خوب به نظر برسد شما هم همین‌طور خواهید بود و اگر ظاهر بدی از او بسازید باعث می‌شوید خودتان هم بد به نظر برسید. متوجه منظور شدید؟ به رئیستان یک ظاهر شگفت‌آور بدهید و مطمئن باشید که نفر بعدی برای گرفتن ترفیع شما هستید.

مانند هر رابطه‌ی دیگری، وفاداری شما نسبت به رئیس، وفاداری متقابل او نسبت به شمارا به همراه دارد. سعی نکنید اسرار مربوط به کار را ازنظر رئیستان پنهان کنید. اگر مرتکب اشتباهی شدید مسئولیت آن را بپذیرید و توضیح دهید که چگونه قصد جبران آن رادارید. در ازای صداقتی که دارید احترام بیشتری دریافت خواهید کرد. داشتن پیوند قوی با مدیر بسیار مهم است، حتی اگر شما یا او به شرکت دیگری منتقل شوید، بازهم برای این پیوند ارزش قائل خواهید بود و تماس خوبی را برقرار خواهید کرد که در تمام دوران کاری‌تان پشتیبانتان خواهد بود.

اگر زمان آزاد دارید، برای اینکه کار رئیستان را راحت‌تر کنید به او پیشنهاد دهید تا مسئولیت کارهایی که خودش دوست ندارد انجام دهد را به شما واگذار کند. این کار نه‌تنها به رئیستان کمک می‌کند بلکه شمارا با ابعاد دیگر شرکت آشنا می‌کند و در موقعیت بهتری برای بالا رفتن از پله‌ی ارتقاء شغلی قرار می‌دهد.

اگر با اسلحه‌های از رو بسته و بدون شواهد مبتنی بر واقعیت در مورد شغلتان بحث کنید، باید فاتحه‌ی ارتقا و کسب اعتبارتان را بخوانید. مدیریت برای خودش نظراتی دارد و به نظرات شما نیازی ندارد مگر اینکه از شما درخواست کرده باشد. اگر با نظری یا زاویه‌ی دیدی در یک پروژه‌ی جدید مخالفتی دارید، پشت میزتان برگردید و با شواهد عینی گفتگو کنید.

نبایدها به هنگام صحبت با رئیس خود

اگر حرف مهمی برای گفتن دارید 10 دقیقه وقت صرف صحنه‌سازی نکنید. صحبتتان را با نتیجه شروع کنید و وقتی ایده را روی میز گذاشتید شروع به‌تفصیل جزئیات کنید. به‌این‌ترتیب مدیرتان می‌تواند جزییات را پردازش کند و این یعنی جواب مفیدتری دریافت خواهید کرد.

همه از اینکه اشتباهشان را جلوی بقیه تصحیح کنید بدشان می‌آید. فرض کنید رئیس هستید و در جلسه‌ی هفتگی در تلاش برای ارائه‌ی اطلاعات مهمی هستید که ناگهان یکی از کارمندان همراه بحث می‌شود و جلوی بقیه اشتباهتان را می‌گیرد. اگر اشتباه مهمی است که واقعاً نیاز به مطرح‌شدن دارد، پس‌ازاینکه بقیه‌ی اعضای تیم اتاق را ترک کردند، آن را مطرح کنید.

این مغایر با معیارهای وفاداری و اخلاقی است که اشتباهاتی که در محل کار مرتکب می‌شوید را پنهان کنید. اگر چالش‌هایی را تجربه می‌کنید، آن‌ها را با رئیستان در میان بگذارید. وظیفه او این است که راهنمایی‌تان کند و به شما آموزش دهد که چطور پیش بروید. اگر مدیرتان در جریان همه‌چیز باشد می‌توانید قبل از پیدا شدن سروکله ی یک مسئله بزرگ، مسائل کوچک را برطرف کنید.

ممکن است وقتی مسئولیت جدیدی که برای به دست آوردنش سخت تلاش کرده‌اید را به همکارتان محول کنند شدیداً عصبانی شوید و تصمیم بگیرید نزد رئیستان بروید و چهار کلمه حرف حساب نثارش کنید. هر کاری که انجام می‌دهید کمی به خودتان مهلت دهید تا آرام شوید و کنترل هیجاناتتان را در دست بگیرید. اینکه باحالت سرگردانی با رئیستان حرف بزنید چیزی را درست نمی‌کند و فقط بین شما فاصله می‌اندازد.

آیا رئیستان شخصیت دوگانه‌ای دارد؟ اگر این‌طور است نگذارید این ویژگی شما را اذیت کند. شما نمی‌توانید شخصیت او را تغییر دهید اما می‌توانید طرز عمل خودتان را کنترل کنید. از خلق‌وخوی او آگاه شوید و فقط زمانی که خلق خوبی دارد با او صحبت کنید.

حتی اگر مافوق شما قدرت اجرای تغییری که مطرح کرده‌اید را ندارد، بازهم باید موضوع را اول‌ازهمه با او مطرح کنید. شارول دنیلز، هیئت‌مدیره‌ی شرکت AchieveGlobal می‌گوید، «در سازمان‌های چندلایه‌ای ایده‌تان را اول به مافوق خودتان ارائه دهید تا در جریان باشد. سپس می‌توانید با همدیگر برای بحث در مورد ایده پیش رئیس بروید. این رویکردی است که بیشتر به تصمیمات اثربخش منجر می‌شود.»

اینجا دبیرستان نیست و قرار نیست کسی به خاطر اینکه واقعاً به وظیفه‌اش عمل می‌کند مورد تحسین و تشویق قرار بگیرد. باید در کاری که در جهان انجام می‌دهید اعتمادبه‌نفس داشته باشید. اگر قادر به انجام این کار نبودید در چنین سِمتی قرار نمی‌گرفتید. رئیستان نمی‌تواند ذهن شمارا بخواند. پس اگر واقعاً از کارتان مطمئن نیستید خیلی صریح و ساده از او بپرسید که عملکردتان در فلان پروژه چطور بوده است.

بسیاری از کارکنان انتقادها را شخصی برداشت می‌کنند و فکر می‌کنند رئیسشان با آن‌ها دشمنی خونی دارد. این واقعاً غیرمنطقی به نظر می‌رسد. رئیس شما کارهایی بیشتر از این دارد که در اتاقش بنشیند  علیه شما توطئه‌چینی کند. انتقاد ارائه می‌شود تا شما بتوانید یاد بگیرید و تقویت شوید. از آن استقبال کنید و در جهت بهتر شدن گام بردارید.

حتی اگر فکر می‌کنید که همکارتان هیچ‌وقت خبرچینی شمارا نمی‌کند بازهم بهترین کار این است که هرگز درگیر شایعات در مورد مدیر یا همکارانتان نشوید. واژه‌ها به‌جایی که نباید، درز پیدا می‌کنند و به‌راحتی می‌توانند شمارا بدنام کرده و رابطه‌تان با مدیرتان را خراب کنند.

حتی اگر فکر می‌کنید در مورد موضوع خاصی بهتر از رئیستان می‌دانید، هیچ‌وقتی موقع صحبت کردنش وسط حرفش نپرید. همیشه صبور باشید و صبر کنید تا حرفش تمام شود تا بتوانید نظرتان را به شکل سازنده‌ای ارائه دهید. حالا با دانستن این نکات، باید آماده‌ی صحبت کردن با رئیستان و ایجاد یک رابطه‌ی بادوام با او باشید. آیا شما هم توصیه خوبی در مورد نحوه‌ی صحبت کردن با رئیس دارید؟ در این صورت در قسمت نظرات منتظر خواندن پیامتان هستیم.