چگونه برنامه روزانه بنویسیم؟ ( راهنمای ایجاد برنامه روزانه )

4
545

چگونه برنامه روزانه داشته باشیم؟ چگونه برنامه روزانه بنویسیم؟ داشتن یک برنامه ریزی برای روزتان به شما کمک خواهد کرد تا زمانتان را به طور مؤثر تری مدیریت کنید. می توانید کارهای بیشتری انجام دهید و احتمال کمتری وجود دارد که کارهایتان را فراموش کنید یا از مسیر اصلی امورتان منحرف شوید.

اگر چه ممکن است آسان تر به نظر برسد که هر کاری  را وقتی پیش آمد انجام دهید، اما در آن زمان ممکن است احساس  دستپاچگی و بی نظمی به شما دست دهد و برخی از امور را فراموش کنید. برنامه ریزی و پایبند ماندن به آن، ممکن است کمی عادت به برنامه ریزی را در شما ایجاد کند، اما قطعا از این کار خرسند خواهید بود؛ این کار استرس شما را کم می کند و به شما این حس را منتقل می کند که کنترل بیشتری بر روی امور زندگیتان دارید. برنامه ریزی به شما اجازه می دهد تا خود کنترلی بهتری داشته باشید و کارکرد شخصی تان را به وسیله  یادداشت برداری  از آنچه نیاز دارید و آنچه انجام می دهید، بررسی کنید.

برنامه ریزی روزانه


یک سررسید یا دفتر برنامه ریزی تهیه کنید

 مطمئن شوید که سررسید، فضایی مناسب برای لیست کردن کارهایتان برای شما در نظر گرفته باشد. برخی از سررسید ها قابلیت برنامه ریزی هفتگی، روزانه یا ساعتی را ارائه می دهند. همچنین می توانید از یک دفتر برنامه ریزی برای این کار استفاده کنید. هرچیزی که متناسب با نیاز و سلیقه شماست را انتخاب کنید و به آن متعهد بمانید. سعی نکنید که دفترهای جداگانه برای کار، مدرسه، دانشگاه و … داشته باشید، همه امور زندگی تان باید در یک دفتر برنامه ریزی شود.

  • همچنین تقویم های دیجیتال زیادی برای گوشی یا لپ تاپ وجود دارد که می تواند با تمام دستگاه های الکترونیکی شما همگام سازی شود، بنابراین هر جا که باشید به تقویم و برنامه ریزی خود دسترسی دارید. برنامه های کاربردی زیادی هم وجود دارد که به شما در برنامه ریزی زمانتان کمک می کند و تایمر و قابلیت یادآوری دارد.
  • ممکن است بخواهید تقویم دیجیتال یا کاغذی ای انتخاب کنید که دارای فضای بیشتری باشد، بنابراین می توانید یادداشت هایی را نیز به برنامه روزانه تان اضافه کنید. این کار به شما کمک می کند تا نه تنها آنچه که انجام می دهید را ثبت کنید، بلکه چگونگی انجام آن و احساستان درباره آن را نیز یادداشت کنید. برای مثال، شاید در بخش “رفتن به باشگاه” در تقویمتان، نه تنها قصد داشته باشید که آن را چک کنید، بلکه می خواهید یادداشت کنید که به طور مثال “امروز یک کیلومتر بیشتر دویده اید و احساس فوق العاده ای دارید”. اضافه کردن یادداشت می تواند به شما کمک کند تا رفتارهای بهتری را در زندگی تان تثبیت کنید.
  • اگر جای تقویم دیجیتال و تقویم کاغذی را با یکدیگر عوض کنید، ممکن است یکی دو روز اول تا به سیستم جدید عادت کنید، برخی چیزها کمی برایتان گیج کننده باشد. پس در چند روز اول هر دو تقویم (دیجیتالی و کاغذی) را با خودتان به همراه داشته باشید و آنها را چک کنید تا مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده است یا برخی از کارها دوباره به برنامه تان اضافه نشود.

کارهایتان را سازماندهی کنید

 تقویم های الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که کارهای مختلف را با رنگ های متفاوت مشخص کنید. برای مثال، می توانید مسائل کاری را با رنگ قرمز، کارهای مربوط به مدرسه یا دانشگاه را با رنگ آبی، کارهای منزل را با سبز، تعطیلات را با نارنجی و تمرینات ورزشی را با صورتی مشخص کنید. در صورتی که از تقویم کاغذی هم استفاده می کنید، می توانید این کار را به راحتی و با استفاده از مداد ها یا خودکارهای رنگی و یا ماژیک های هایلات مختلف، انجام دهید. هنگامی که کارهای مختلف در برنامه ریزی را از یکدیگر متمایز می کنید، به راحتی می توانید آنها را اولویت بندی کنید.

  • سازماندهی و رنگ کردن یا کدگذاری کارهایتان، همچنین به شما کمک می کند که تصور کنید و متوجه شوید که چه مواقعی زمان بسیاری را از دست داده اید. برای مثال، ممکن است ببینید یک تنالیته از رنگ قرمز(که مربوط به مسائل کاری بود) و رنگ سبز(کارهای خانه)، در برنامه ریزی تان نوشته شده است، اما مقدار خیلی کمی از رنگ صورتی(ورزش کردن)، در صفحه برنامه ریزی تان مشخص شده است. توجه به کمی رنگ صورتی، به شما کمک می کند که انگیزه بیشتری برای برنامه ریزی ورزشی داشته باشید.

 

کارهایتان را اولویت بندی کنید

 بسیار مهم است که مشخص کنید کدام کار از اهمیت بیشتری برخوردار است و باید قبل از بقیه انجام شود و کدام را می توان بعدا انجام داد. بیایید یک مثال بزنیم تا درک بهتری از اولویت بندی داشته باشیم. تصور کنیم شما دو امتحان، یک گزارش آزمایشگاهی، یک مقاله و یک ارائه را باید در یک هفته و به صورت همزمان انجام دهید.

  • برای اینکه متوجه شوید چه کارهایی باید اول انجام شود و چه مدت زمان نیاز دارید، از خودتان چند سوال بپرسید؛ کدام کار باید زودتر انجام شود؟ کدام کار فرصت بیشتری برای کامل شدن دارد؟ کدام کارها با توجه به ارزش آن از همه مهمتر است؟ به عنوان مثال، امتحانات، گزارش آزمایشگاهی، مقاله و ارائه هر کدام چقدر در نمره پایان ترم شما تاثیر دارند؟ کدام کار چالش برانگیزتر است؟
  • در نهایت، شما باید تصمیم بگیرید که بین موعد مقرر، زمان مورد نیاز یا ارزش نسبی کارهای لیستتان، کدامیک برای شما اولویت بیشتری دارد. شما خودتان را بهتر می شناسید و به توانایی هایتان بیشتر از همه آگاه هستید. همان گونه که برای شما بهتر است و به نفعتان است، کارهایتان را اولویت بندی کنید.

کارهای اولویت داده شده را علامت گذاری کنید

 هنگامی که تصمیم گرفتید به کارهایتان  اولویت دهید، آنها را در صفحه برنامه ریزی تان علامت بزنید. می توانید کارهایی که باید اول انجام شود را با حرف “A” ، کارهایی که باید تا قبل از فردا انجام شود  را با حرف “B” و کارهایی که تا آخر هفته وقت دارند را با حرف “C” ،علامتگذاری کنید و همینطور ادامه دهید.

یک زمان به خصوص برای هر کار در نظر بگیرید

یادداشت کنید که انتظار دارید انجام هر کار چقدر از زمان شما را بگیرد. برای مثال، در یک روز خاص، دو ساعت به مطالعه، 1 ساعت به ورزش، 30 دقیقه برای ارسال دو ایمیل و 30 دقیقه برای تفریح سگتان، زمان در نظر بگیرید. این کار به شما این امکان را می دهد که برای تکمیل شدن هر کار زمان مورد نیاز را بدانید؛ فقط با در نظر گرفتن زمان های کم و بیش بینی های غیر واقع بینانه به خودتان استرس وارد نکنید.

  • حواستان باشد که زمان های رفت و آمد را نیز در برنامه ریزی تان در نظر بگیرید. برای مثال، چه مقدار زمان نیاز دارید تا از کتابخانه به باشگاه برسید؟

 

برای برنامه ریزی تان زمان های اضافه در نظر بگیرید

 اکثر مردم عموما زمان هایی که باید به انجام کارهایشان اختصاص دهند را دست کم می گیرند. در نظر گرفتن تمام زمان هایی که برای آمادگی جهت انجام وظایف خاص و پس از آن به اتمام رساندن آنها لازم است، کمک می کند تا برنامه روزانه خود را با دقت و صحت بیشتری تنظیم کنید.

  • همیشه سعی کنید زمان انجام کارهایتان را چند دقیقه بیشتر برآورد کنید. سعی کنید 25 درصد به زمان اختصاص یافته به کارهای روزانه خود اضافه کنید. به عنوان مثال، برای برخی از کارها که به لحاظ فنی 4 دقیقه زمان می برد، 5 دقیقه و برای کارهایی که 8 دقیقه طول می کشد، 10 دقیقه زمان در نظر بگیرید و به همین ترتیب برای زمان های دیگر برنامه ریزی کنید. این دقایق اضافی با هم جمع می شوند و یک زمان اضافه ایجاد می کنند و باعث می شود کارهایتان به تاخیر نیفتد و از برنامه تان عقب نمانید.
  • از خودتان سوال کنید که آیا دربین کارها و امور بزرگتر و مهم تر، کارها و وظایف کوچکتری هم وجود دارد که باید در برنامه تان مورد توجه قرار گیرد؟ برای مثال، آیا نیاز به دوش گرفتن پس از باشگاه دارید؟ آیا معمولا در رخت کن 15 دقیقه زمان نیاز دارید تا با دوستتان گفتگو کنید؟ اکثر مردم متوجه می شوند که یک ساعتی که برای تمرین کردن و ورزش در نظر گرفته اند، دو ساعت طول کشیده است.

 

یک فضای خالی در برنامه تان قرار دهید

یک جای خالی در پایین برنامه تان قرار دهید و آن را به موارد با اولویت کمتر و یا برنامه هایی که قرار است در آخر هفته اضافه شود، اختصاص دهید. اگر امروز یا هر زمان دیگری در هفته، وقت دارید می توانید به آن کارهای کم اهمیت تر رسیدگی کنید و آنها را پیش ببرید. این وظایف و کارهای اضافی ممکن است شامل مرتب کردن کمد لباسی تان یا سازماندهی خرج و مخارجتان باشد. این وظایف باید نهایتا انجام شوند، اما ضرب العجلی نیستند و موعد مقرری برای به انجام رسیدن آنها وجود ندارد.

بخش دوم: به برنامه ریزی خود ادامه دهید


تقویم یا دفتر برنامه ریزی خود را چک کنید

خود را عادت بدهید که هر روز صبح و شب، تقویم یا دفتر برنامه ریزی تان را بررسی کنید تا برای روز بعد آماده باشید. همچنین هر روز باید چند دقیقه برنامه ریزی کنید، شاید بعد از خوردن چای یا قهوه صبحانه تان و یا در طول مسیر رفتن به کار یا دانشگاه، با این کار متوجه می شوید که چه کارهایی باید در آن روز انجام شود و موارد جدید به برنامه تان اضافه کنید و یا موارد قبلی را چک کنید.

  • بررسی و کار بر روی برنامه ریزی تان چند دقیقه قبل از اینکه روزتان را شروع کنید، می تواند انگیزه خوبی برای یک شروع عالی باشد.
  • از آلارم گوشی یا کامپیوتر استفاده کنید تا بعضی از کارها و وظایف یا قرارهای ملاقات را به شما یادآوری کند. برای مثال، بسیاری از قرارهای ملاقات با پزشکان و دندانپزشکان را از قبل در دفتر روزانه خود بنویسید. این کار باعث می شود در طول هفته یا قبل از قرار ملاقات، یک یادآوری برای شما باشد و قرارتان را فراموش نکنید. به این صورت می توانید بر اساس آن برنامه ریزی کنید.

 

وظایف و کارهایتان را بر اساس اولویت انجام دهید

قبلا اولویت کارهایتان را در دفتر مشخص کرده اید، پس به تدریج و پیوسته بر طبق اولویت بندی کارهایتان را انجام دهید.

برنامه ریزی تان را در صورت نیاز تغییر دهید

اگر چه باید تا حد امکان طبق برنامه پیش بروید، اما گاهی اوقات اتفاقاتی رخ می دهد که باعث می شود به برنامه تان پایبند نمانید، بنابراین مجبور به تغییر برنامه تان می شوید.

  • با این حال، مراقب باشید کارهایتان روی هم انباشته نشوند و بیش از اندازه آنها را به روز بعد موکول نکنید. اگر این اتفاق زیاد پیش می آید، سعی کنید وقت بیشتری را به انجام هر کار در روز اختصاص دهید، به جای اینکه برنامه ریزی چند روز آینده تان را هم عوض کنید.

 

بررسی کنید که تمام کارها و وظایف تکمیل شده باشند

این کار می تواند برای بسیاری از مردم مفید و پر ثمر باشد. حواستان باشد که کارهای انجام نشده را به برنامه روز بعد منتقل کنید.

به خودتان پاداش بدهید

 بسیار اهمیت دارد که به خودتان بعد از کامل کردن هر وظیفه و متعهد ماندن به برنامه تان، یک پاداش مثبت بدهید. بعد از به پایان رساندن برنامه روزانه تان، خودتان را به یک حمام آب گرم آرام بخش، برنامه تلویزیونی مورد علاقه تان یا یک وعده غذایی خوشمزه دعوت کنید. با پاداش دادن به خودتان، احساس شایستگی و موفقیت را تجربه می کنید.

در صورت نیاز برنامه تان را ارزیابی و اصلاح کنید

  •  بسیار اهمیت دارد که برنامه تان را هر چند وقت یک بار بررسی کنید و ببینید آیا برنامه تان برای شما مؤثر واقع می شود یا خیر. یکی از راه های انجام این کار، این است که موشکافانه برنامه تان را بررسی کنید و همچنین حس و حال و خلق و خوی خودتان را ارزیابی کنید. آیا بسیاری از وظایف و کارهایتان انجام شده اند و به طور کلی احساس مثبت و پربار بودن به شما دست می دهد؟ اگر پاسخ شما “بله” است، پس برنامه تان به طور مؤثری برای شما مفید است.
  • اما اگر می بینید که بسیاری از کارهایتان مدام به روز بعد موکول می شوند (و روز بعد و روزهای بعدتر هم به همین شکل پیش می روید) و احساس ناامیدی می کنید، باید تغییرات اساسی در برنامه تان به وجود آورید.
  • مشکلاتی که در برنامه تان وجود دارد را شناسایی کنید و ببینید چه چیز باعث می شود کارهایتان مدام به تعویق بیفتند. اگر کارهایی که مدام به روزهای بعد موکول می شوند(مثل ورزش کردن)، برای شما اهمیت دارند، ممکن است لازم باشد اولویت هایتان را به طور مجدد ارزیابی و مرتب سازی کنید. همچنین ممکن است نیاز باشد در مدت زمانی که برای انجام هر کار در نظر گرفته اید، تجدید نظر کنید. برای مثال، به جای اینکه صبح ها دو ساعت برای آماده شدن در نظر بگیرید، آن را به 1 ساعت و سه روز در هفته کاهش دهید و برای 30 دقیقه از این وقت آزاد شده برنامه ریزی های دیگری انجام دهید.
  • توجه داشته باشید که برنامه ریزی مجددتان، کاملا طبیعی و متعارف باشد. همه ما به زمان نیاز داریم تا بتوانیم مناسب ترین برنامه ریزی برای زندگیمان را تنظیم کنیم.
Sending
User Review
2.33 (3 votes)

4 نظر

دیدگاه