اصول مدیریت زمان در کنار مهارتهای مدیریت زمان مهم و تاثیر گذار هستند. وقتی مهارتهای خوبی در مدیریت زمان نداشته باشید، به انجام رساندن کارها در مهلت معین و پربازده بودن کار سختی خواهد بود. خوشبختانه، این مهارت‌ها به نحوی هستند که می‌توانید روی آن‌ها کار کنید و تقویتشان کنید. شالودهی مدیریت زمان خوب عبارت است از سازمان‌دهی و آماده‌سازی خود برای موفقیت.
روش اول برای اصول مدیریت زمان : یافتن حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارند
یک دفتر گزارش فعالیت داشته باشید
شاید شما هم از آن دسته افراد هستید که پایان روز نمی‌دانند وقتشان صرف چه چیز شده است. یک دفترچه یادداشت با خودتان داشته باشید و هر کاری که انجام می‌دهید را به همراه مدت‌زمانی که صرف آن می‌کنید یادداشت کنید. احتمالاً از نحوهی وقت‌گذرانی خودتان شگفت‌زده خواهید شد. وقتی این کار را انجام می‌دهید صادقانه عمل کنید.
- سعی کنید این روزانه نویسی را حداقل به مدت چند روز ادامه دهید تا یک تصویر کلی خوب از چگونگی گذران وقتتان به دست بیاورید. به‌عنوان‌مثال، رفتن به مهمانی تولد یا ملاقات با پزشکتان یک کار روزمره نیست و ممکن است برنامه‌ریزی‌هایتان را به هم بریزد.
تمام راه‌های اتلاف وقتتان را بنویسید
راه‌های زیادی برای هدر دادن وقتتان وجود دارد. آیا وقت زیادی را صرف رسانه‌های اجتماعی می‌کنید؟ آیا وقتی‌که باید مشغول کار دیگری شوید، با دوستانتان به گردش می‌روید؟ آیا ساعت‌ها از وقتتان را جلوی تلویزیون می‌گذرانید؟
- برای اینکه بتوانیم تغییری ایجاد کنید مهم است که خودتان و عادت‌هایتان را بشناسید.
- به فهرست کارهایی که انجام می‌دهید نگاهی بی اندازید و آنچه قابل‌حذف یا کاهش است را دریابید.
دلیل اهمال‌کاری‌تان را مشخص کنید
به‌جای اینکه از به تأخیر انداختن کارهایتان ناراحت شوید، سعی کنید دلیل اهمال‌کاری‌تان را پیدا کنید. به اهمالکاری به‌عنوان علائم یک مشکل بزرگ‌تر فکر کنید و سعی کنید به دلیل اصلی مسئله برسید. آیا از انجام آن کار هراس دارید؟ آیا خسته هستید؟ آیا این کار کسل‌کننده است؟ یا به نظرتان خیلی سخت یا خیلی راحت می‌رسد؟
- اگر کار بیشازحد آسان است برای تکمیل هر گام پاداش کوچکی به خود بدهید.
- اگر کار بیشازحد سخت است در نظر گرفتن مهلت و تفکیک آن به گام‌های کوچک در بهترین کار برای مقابله با آن است.
- وقتی روزانه نویسی می‌کنید مقدار زمانی که صرف اهمالکاری می‌شود را نیز در نظر بگیرید.
اگر به صورت کلی مشکل جدی در به تعویق انداختن کارها دارید حتما این مقاله را برای پیشگیری از این عادت مطالعه کنید.
روش دوم برای استفاده از اصول مدیریت زمان: سازمان‌دهی کردن
یک فهرست داشته باشید
چگونه برنامه ریزی کنیم؟ – هاو کن یو
فهرستی از کارهایی که قرار است در یک روز و یا یک هفته انجام دهید، تهیه کنید. پس از به اتمام رساندن هر کار، آن را خط بزنید تا انگیزه‌ی لازم در شما ایجاد. فهرست شما باید واقع‌بینانه و قابل‌دستیابی باشد. اگر ۲۰ مورد در فهرست باشد و فقط پنج مورد از آن را کامل کنید، احساس می‌کنید که هیچ کاری انجام نداده‌اید.
- کارهایتان را اولویت‌بندی کنید تا بدانید مهم‌ترین کاری که باید ابتدا انجام شود چیست.
- اگر فهرستتان بیشازحد طولانی است، سعی کنید برای حوزه‌های مختلف زندگی‌تان مانند شخصی، درس/کار و خانه، فهرست‌های جداگانه‌ای آماده کنید.
- معمولاً بازدهی افراد در صبح بیشتر است سعی کنید یکی از کارهای سخت‌تر فهرستتان را در صبح انجام دهید و سپس بقیه موارد فهرستتان را مدیریت کنید. در این صورت شما احساس موفقیت خواهید کرد و می‌توانید بقیه روز را با آن نیروی محرکه ادامه دهید.
مهلت تعیین کنید
فهرست کارها تنها زمانی اثربخش است که واقعاً از آن استفاده کنید. تعیین مهلت باعث می‌شود که خود را مسئول بدانید. بیشترین تلاشتان را بکنید تا به مهلت‌های مشخص‌شدهتان پایبند بمانید. همچنین مطمئن شوید که مهلت‌های واقع‌بینانه‌ای در نظر گرفته‌اید که مسئولیت‌پذیری و تعهدات شمارا در نظر می‌گیرد.
- به‌عنوان‌مثال، اگر باید چند قرار شخصی را برنامه‌ریزی کنید اما تمام طول آن روز کاری را در جلسات سپری می‌کنید، نباید مهلت مقرر برای این قرارها را در پایان یک روز کاری شلوغ قرار دهید، بلکه باید چندین روز را برای آن‌ها در نظر بگیرید.
- موقع تعیین مهلت برای کارها، فضای خالی‌ای را برای خطاها در نظر بگیرید. مهلت تعیین‌شده باید چند روز قبل از زمانی باشد که کار باید تمام شود.
یادآوری یا زنگ هشدار تنظیم کنید
می‌توانید زنگ‌های هشداری را روی گوشی هوشمند یا کامپیوترتان تنظیم کنید یا یک یادآور بصری در مورد کاری که باید انجام شود، جلوی چشم قرار دهید. استفاده از روش‌های مختلف نیز کمک‌کننده است. یادآورهای شما باید برای مهلت نهایی و ریز-مهلت‌هایی که برای متمرکز ماندن شما روی کار در نظر گرفته می‌شوند، تنظیم شوند.
- به‌عنوان‌مثال، اگر کاری دارید که باید طی دو هفته به پایان برسد می‌توانید یادآورهایی را در روز هفتم روز دهم و روز چهاردهم تنظیم کنید.
از یک تقویم استفاده کنید
تمامی کارهای روزانه‌تان را به نحوی تنظیم کنید که بتوانید زمانتان را به شکلی کارآمد مدیریت کنید. همیشه تقویمتان را در ابتدای روز بررسی کنید و هرگونه تغییر لازم را ایجاد کنید. به‌این‌ترتیب از تمامی کارهای آن روز اطلاع دارید. مطمئن شوید که تقویمتان به‌راحتی قابل‌دسترسی است و تمامی رویدادهای مهم را مشخص می‌کند.
در طول زمان‌های مرده‌تان برنامه‌ریزی کنید
شما هم در طول روز اوقات بیکاری دارید. می‌توانید از آن زمان برای تهیه یک فهرست سریع یا تنظیم اولویت‌های روزتان استفاده کنید. زمانی که در حال رفتن به محل کار یا مدرسه هستید یک زمان ایدهآال برای انجام بخشی از این برنامه‌ریزی‌ها است.
- البته تمام وقت مرده‌تان را نباید به برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی اختصاص دهید. این کار می‌تواند استرس‌زا باشد و بیشتر از اینکه خوب باشد به شما آسیب برساند.
- اگر ۱۰ دقیقه زمان مرده دارید، با اختصاص دادن دو الی سه دقیقه به برنامه‌ریزی، کارتان را شروع کنید.
روش سوم برای استفاده از اصول مدیریت زمان: بازده خود را افزایش دهید
مالتی تسکینگ در تضاد با اصول مدیریت زمان
ممکن است فکر کنید اگر چند کار را باهم انجام دهید، درنهایت کارهای بیشتری را به انجام رسانده‌اید. اما انجام کارهای زیاد به‌صورت هم‌زمان باعث می‌شود نتوانید یک کار واحد را با تمرکز و توجه کامل انجام دهید. اگر تمام انرژی و توجهتان را صرف تکمیل یک کار کنید و سپس به سراغ کار بعدی بروید، در این صورت مؤثرتر خواهید بود.
- به‌عنوان‌مثال، به‌جای اینکه جواب دادن ایمیلها و تماس‌هایی که باید بگیرید را در یک زمان انجام دهید، به تمام ایمیلها جواب دهید و سپس به سراغ تماس‌های تلفنی بروید.
- جابجا شدن بین کارها انرژی بیشتری را از مغزتان می‌گیرد و روند کارتان را کند می‌کند.
در صورت امکان برخی از وظایفتان را به دیگران محول کنید
گاهی نمی‌شود همه کارها را خودتان انجام دهید اینکه به دیگران اجازه دهید برخی از کارها را به عهده بگیرند، باعث می‌شود در عین اینکه تمامی کارها به انجام می‌رسد، خودتان را تمام و کمال به انجام یک کار اختصاص دهید. باید مطمئن شوید که کارها را به یک شخص درست و قابل‌اعتماد محول کرده‌اید. شما که نمی‌خواهید وقتتان را با نگرانی از اینکه آیا فرد کار را به‌درستی انجام می‌دهد یا نه، تلف کنید.
- یادتان باشد واگذاری کارها نشانه قدرت و هوش است نه ضعف.
از شر عوامل حواسپرتی خلاص شوید
اگر کارتان را با توجه و تمرکز کامل انجام دهید، مسلماً آن را سریع‌تر به اتمام می‌رسانید. هرگونه عامل حواسپرتی مثل اعلان‌های ایمیل، گوشی موبایل، تلویزیون و رسانه‌های اجتماعی را خاموش کنید. زمانی که نمی‌خواهید هیچ‌گونه مزاحمتی برای شما وجود داشته باشد را مشخص کنید و به هیچ‌یک از عوامل حواسپرتی نپردازید مگر اینکه مجبور باشید.
- به‌عنوان‌مثال، اگر برنامه‌ریزی کرده‌اید که به مدت ۴۵ دقیقه چیزی بنویسید یا بخوانید، طی این زمان به گوشیتان جواب ندهید و پاسخ هیچ ایمیلی را ندهید. اگر اعلان‌ها را خاموش کنید حتماً متوجه نمی‌شوید که افرادی در تلاش هستند با شما ارتباط برقرار کنند. پس از اتمام ۴۵ دقیقه می‌توانید ایمیل‌هایتان را چک کنید.
- رسانه‌ی اجتماعی یک حواس فردی بزرگ است. زمانی که می‌خواهید در طول روز به رسانه‌های اجتماعی اختصاص دهید را برنامه‌ریزی کنید و به‌جز این زمان اختصاص‌یافته بقیه روز را از آن دوری‌کنید مگر اینکه مجبور باشید
استراحت کنید
شما نمی‌توانید کل ۲۴ ساعت روز را کار کنید و در عین حال بازدهی خود را حفظ کنید. زمان‌هایی را در طول روز به استراحت کردن اختصاص دهید. استراحت کردن به شما امکان می‌دهد دوباره خودتان را شارژ کنید و با یک دیدگاه تازه به کارتان برگردید. در طول استراحت برنامه‌ریزی‌شده می‌توانید:
- رسانه اجتماعی را چک کنید.
- با یک دوست تماس بگیرید.
- پیاده‌روی کنید.
- مدیتیشن کنید یا حرکات کششی انجام دهید.
- سعی کنید در طول استراحتتان کاری انجام دهید که کاملاً به وظیفه در حال انجام شما غیر مرتبط باشد.
به خودتان انگیزه بدهید
در زمان شروع کاری که واقعاً احساس می‌کنید آن را دوست ندارید به خودتان نوید یک جایزه در پایان کار را بدهید. به‌عنوان‌مثال، اگر یک تکلیف نوشتاری دارید که باید آن را به انجام برسانید اما حس و حال انجام آن را ندارید، به خودتان اجازه بدهید پس از انجام دادن آن نیم ساعت کمتر یا بیشتر از اینستاگرام استفاده کنید.
- مطمئن شوید پاداشتان چیزی است که واقعاً از انجام آن لذت می‌برید
- پاداش شما نباید باعث عقب ماندن شما از کارها شود یا شمارا از مسیر خارج کند
از برنامه‌ریزی بیشازحد خودداری کنید
اینکه بیشازحد توانتان کارها را ردیف کنید یا بر این باور باشید که می‌توانید کاری را در مدت‌زمان کوتاه‌تری انجام دهید، کار سختی نیست. سعی کنید واقع‌بین باشید و تنها چیزهایی را در برنامه‌تان قرار دهید که فکر می‌کنید می‌توانید در زمان تخصیص‌یافته به انجام برسانید. همچنین سعی نکنید کارهای اضافه انجام دهید.
- اگر سرتان شلوغ است یاد بگیرید «نه» بگویید. اگر نمی‌توانید نه بگویید، در مورد محدودیت‌های زمانی خودتان صادق باشید. به‌عنوان‌مثال، اگر کسی از شما می‌خواهد که کاری را تا پایان روز انجام دهید، می‌توانید بگویید «در حال حاضر کمی سرم شلوغ است، اما می‌توانم آن را تا پایان فردا برای شما انجام دهم.»
- برنامه‌ریزی بیشازحد همچنین می‌تواند به استرس منجر شود. وقتی استرس داشته باشید بازدهی‌تان پایین می‌آید.
برنامه‌ریزی‌تان را ارزیابی کنید
در پایان هرروز نگاهی به فهرست کارهایتان بیندازید. اگر تمام کارهایی که لیست کرده_اید را انجام نداده‌اید، چه کار متفاوتی می‌توانستید انجام دهید؟ اگر کاری را به‌خوبی انجام داده‌اید برنامه‌ریزی‌تان را بر اساس این ارزیابی‌ها تنظیم کنید.
- یافتن بهترین راهکار برای شما زمان خواهد برد. شاید یادآورهای تلفن همراه اثر خوبی برایتان داشته باشد اما برنامه‌ریزی در طول زمان مرده شمارا بیشازحد تحتفشار قرار دهد.
توصیه هادر رابطه با اصول مدیریت زمان :
نکات کلیدی
سعی کنید صبح زود بیدار شوید تا کمی از برنامه جلوتر باشید، همچنین همیشه مهلت‌ها را در ذهن داشته باشید، به خودتان زمان دهید تا استراحت کنید و خودتان را جمع کنید و در نهایت سعی کنید هر شب به اندازهی کافی بخوابید. به این ترتیب انرژی لازم برای رسیدن به اهدافتان و کار کردن مؤثر را دارید.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود