چگونه بهره وری را افزایش دهیم؟ (9 روش افزایش بهره وری)

0
62

همه به دنبال افزایش بهره‌ وری هستند. فرقی نمی‌کند که به چه‌کاری و در کجا مشغول هستید- همه به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری در کارشان هستند. اما مقادیر بیش‌ازحد کافئین و فهرست کردن کارها اصلاً شما را به اوج بهره‌وری نمی‌رساند.

پس چرا همه‌ی ما در مورد افزایش بهره‌ وری وسواس گونه رفتار می‌کنیم؟ شاید به خاطر این است که در این عصر دیجیتال متمرکز ماندن روی کاری که در حال انجامش هستیم و اجتناب از حواس‌پرت کن‌ها سخت‌تر از انجام کار واقعی است. لازم به ذکر نیست که احساس داشتن روز کاری پربازده پر از حس سرخوشی است.

این تحقیقات در مورد افزایش بهره‌وریِ روز کاری به داشتن تصور غلط در مورد معنی واقعی بهره‌وری منتج شده است. بهره‌وری چیزی بیشتر از تیک زدن کارها در فهرست است. درواقع افراد پربازده روی انجام کارهای بیشتر متمرکز نمی‌شوند. این طرز تفکر متضاد با بهره‌ وری است. اگر واقعاً می‌خواهید پربازده باشید باید به این نقطه برسید که کارهای کمتری را انجام دهید.

برای یافتن رمز داشتن بهره‌وری در کار، به سخنان تونی وونگ (expert Tony Wong)، مدیریت پروژه و متخصص بهره‌وری، مراجعه کرده‌ایم. او چند بینش فوق‌العاده در مورد اینکه او و افرادی با ذهنیت مشابه به او انجام می‌دهند ارائه داده است.

با اجرایی کردن این عادت‌ها فضا را برای بهره‌وری بیشتر باز کنید:

فهرست انجام کارهایتان را به نصف کاهش دهید

به پایان رساندن کارها در طول روز  به این معنی نیست که در زمان تعیین‌شده 8 ساعت تا جای ممکن کارها را تمام کنید. آیا واقعاً به آن 30 کاری که در فهرست کارهایتان قرار داده‌اید نیاز دارید؟ یک رویکرد «هر چه کمتر بهتر» را در فهرست کارهایتان اتخاذ کنید و فقط روی تکمیل کارهای مهم متمرکز شوید. افزایش بهره‌ وری با انجام کار بیشتر در تناقض است.

بیشتر استراحت کنید

دردی که پس از ساعات کاری طولانی در مغزتان احساس می‌کنید باید نشانه‌ی این باشد که به استراحت نیاز دارید. چون مغزتان از تمامی گلوکز موجود استفاده کرده است، به خودتان زمانی را اختصاص بدهید تا با بیرون رفتن، ناهار یا میان وعده خوردن یا فقط مراقبه کردن خودتان را بازیابی کنید. به‌این‌ترتیب شارژ شده سرکارتان بازمی‌گردید و برای دستیابی به کار آیی بهتر آماده هستید.

افزایش بهره‌ وری با استفاده از قانون 80/20

فقط 20 درصد کاری که در طول روز انجام می‌دهید 80 درصد نتایجتان را تولید می‌کند. چیزهایی که در طول روز اهمیتی ندارند را از برنامه‌تان حذف کنید. این کارهای حداقل تأثیر را روی بهره‌وری شما دارند. به‌عنوان‌مثال پروژه‌ی بعدی‌تان را به گام‌هایی تفکیک کنید و به‌طور سیستماتیک کارها را حذف کنید تا به آن 20 درصدی برسید که 80 درصد نتیجه‌ی موردنظرتان را تولید می‌کند.

از صبحتان برای تمرکز کردن روی خودتان استفاده کنید

شروع کردن صبح با چک کردن ایمیل، تقویم و شبکه‌های اجتماعی بهره‌ وری شما را می‌کشد. این کار باعث می‌شود دیگران مشخص کنند که شما قرار است امروز چه‌کاری انجام دهید. صبحتان را با نادیده گرفتن شبکه‌های اجتماعی شروع کنید و یک صبحانه‌ی خوب بخورید، اخبار بخوانید، مراقبه یا ورزش کنید. این کار تضمین می‌کند که انرژی لازم برای داشتن یک روز پربازده را دریافت کرده‌اید.

کارهای چالش‌برانگیزتان را تا قبل از ناهار انجام دهید

چالش‌برانگیزترین کارهایتان را وقتی‌که مغزتان تروتازه است انجام دهید. اگر کار پرمشغله یا ملاقاتی دارید برای بعدازظهر بگذارید. با برنامه‌ریزی این‌چنینی روزتان می‌توانید راه‌های جدید و پربازده‌تری را برای مدیریت زمانتان استفاده کنید.

آداب استفاده از ایمیلتان را تقویت کنید

ایمیل دشمن بهره‌ وری و معمولاً یک عامل حواس‌پرتی برای کارهای مهم هستند. در دام این تله‌ی بهره‌وری نیفتید. به‌عنوان‌مثال افراد اغلب اسم چند نفر را در ایمیل‌هایشان کپی می‌کنند تا کارهایشان را کم کنند، اما این‌یک نشانه‌ی تنبلی است و درواقع با ایجاد صدا حواس افراد دیگر که مشغول انجام کارهایشان هستند را پرت می‌کند.

به‌عنوان یک قانون، وقتی ایمیلی برای شما می‌آید که برای افراد دیگر کپی شده است جوابتان را فقط برای فرد موردنظر بفرستید و اگر زنجیره‌ی ایمیل‌ها تا بیشتر از 2 پاسخ ادامه یافت وقت آن است تلفن را بردارید و موضوع را تلفنی پیگیری کنید.

افزایش بهره‌ وری در گرو  ایجاد یک سیستم است

احتمالاً شما هم طی سال‌ها عادات مخرب بهره‌وری را توسعه داده‌اید. روش‌های حواس‌پرتی را با ایجاد یک سیستم مدیریت کنید. برای کسانی که ایمیلشان را اجباراً چک می‌کنند، می‌توانند یک مقطع زمانی در صبح، بعدازظهر و شب را برای مدیریت پوشه‌ی پیام‌های دریافتی برنامه‌ریزی کنند. در غیر این صورت از رسیدن به اهداف مهم‌تر در طول روز باز می‌مانید.

بهره‌ وری را با تنبلی اشتباه نگیرید

اگرچه کسی دوست ندارد این را بپذیرد اما تنبلی محض، دلیل شماره‌ی 1 برای بهره‌ وری ازدست‌رفته است. در حقیقت تعدادی از روش‌های به‌صرفه ازنظر زمانی، مثلاً ملاقات یا ایمیل‌ها، فقط راهی برای دررفتن از زیر کاری است که درواقع باید انجام شود. تمرکز خودتان را روی انجام مهم‌ترین کارها به مؤثرترین و کارآمدترین شکل ممکن قرار دهید.

انجام چند کار هم‌زمان را متوقف کنید

مالتی تسکنینگ دقیقا نقطه مقابل افزایش بهره‌ وری است. دست از انجام دادن 10 کار به‌صورت هم‌زمان بردارید! عوض کردن بیش از 10 کار در روز IQ شما را به‌طور متوسط تا 10 نمره پایین می‌آورد. با متمرکز شدن روی یک کار در یک‌زمان کارها را مؤثرتر و کارآمدتر انجام دهید.

وقتی بخواهید بهره‌ وری را بالا ببرید، «هرچه کمتر بهتر» صدق می‌کند. برای رسیدن به بهره‌ وری بالا به کارهای اصلی متعهد بمانید.

دیدگاه