قرن بیست و یکم، هزارۀ سوم، دهه های دیجیتال، عصر الکترونیک…فرقی نمی کند بخواهید آن را فشرده کنید یا نه…عصر دیجیتال بر ما سلطه یافته و به نظر می رسد که هر ساله فقط نیروی جنبشی و سرعت بیشتری را ذخیره می کند.از زمان پیدایش آن در حدود 2 دهۀ قبل، پارچۀ هزارۀ جدید همراه با تعریف فرآیندهای دیجیتال تنیده شده است که راحتی و توانایی بی نظیری را به بازار در حال تکامل ما می آورد. در این مقاله تعریف و مزایای امضای دیجیتال را بیان میکنیم . با ما همراه باشید.

تعریف امضای الکترونیک

اما از آنجایی که ما دهۀ دوم را گردآوری می کنیم، بسیاری از افراد هنوز نمی دانند که امضای الکترونیک (eSignature) چیست، چگونه استفاده می شود- و اینکه برای خودش تعطیلی ملی دارد. پس امضای الکترونیک دقیقا چیست؟ چیزی که در ادامه می آید مروری بر چگونه تعریف کردن eSignature، قانونی بودن آن و فواید آن برای مشتری و تاجر به طور یکسان است.

امضای الکترونیک چگونه تعریف می شود؟

مطابق با قانونگذاری فعلی ایالات متحده و انجمن ضبط و امضای الکترونیک (ESRA)، eSignature اینگونه تعریف می شود: «یک صدا، علامت یا فرآیند الکترونیکی که به یک سند یا نوشته ملحق شده یا به طور منطقی با آن همراه می شود و با هدف امضای آن نوشته توسط فرد اجرا یا اقتباس می شود.»

تطبیق پذیری این تعریف – صوت، نشانه یا فرآیند- به فروشندگان eSignature مانند AssureSign اجازه می دهد راه حل های چندگانه ای را همراه با ظرفیت گرفتن یک امضای الکترونیک از طریق صوت، کامپیوتر یا حتی گوشی موبایل ارائه دهند. (پیشنهاد می شود در مورد تفاوت بین امضای الکترونیک و امضای دیجیتال هم کمی جستجو و مطالعه کنید.)

روشی که یک کسب و کار eSignature ها را اجرا می کند، روش قرار گرفتن آنها و حتی خط اتصال مواجهه با مشتری به شدت به حالت های کسب و کار و نوع معاملات و تراکنش هایی که صورت می گیرد محدود می شود. به عنوان مثال قرار دادهای فروش اغلب در موازات فرآیند امضای سنتی قرار دارند. بازبین گر با چندین سند روبرو است و از او خواسته می شود که در یک یا چند محل امضا کند. حالا خریدهای آنلاین از سایت آمازون را در نظر بگیرید…علی رغم تفاوت های جزئی فراوان آن با چیزی که به طور سنتی فرآیند “امضا کردن” در نظر داریم، عمل خرید محصولات از قفسه های دیجیتال آنها از نظر قانونی یک امضای الکترونیک است. (جالب است، نه؟)

آیا امضاهای الکترونیک قانونی هستند؟

صحبت از مشروعیت امضای الکترونیک…این ها جز سؤالاتی هستند که معمولا از تیم های فروش پرسیده می شود.

جواب؟کاملاً.

در ایالات متحده، امضاهای الکترونیک قانونی هستند و پس از عبور از لایحۀ تراکنش های الکترونیک متحد (UETA) و لایحه امضاهای الکترونیک در تجارت جهانی و ملی، به عنوان مترادفی برای امضاهای سنتی شناخته می شوند. در مجموع این دو تصویب اجازه می دهند که امضای الکترونیک به طور قراردادی جایگزین امضای جوهری سنتی شود، البته تا وقتی که سه نشان امضای الکترونیک رعایت شود:

  1. امضا کننده، کسی که ادعا می کند باشد. در صورت نیاز باید هویت امضا کننده با استفاده از نشانه های قانونی مختلف مانند آدرس IP تأیید یا صحه گذاری شود.
  2. نیت امضا کننده برای امضا کردن مشخص شود. پارامترهای تراکنش منتقل می شوند و امضا کننده به طور روشن و بدون ابهام می خواهد فرآیند و روش امضا کردن را انجام دهد.
  3. امضا با سند یا نوشته ای که قابل تأیید است همراه است. این به فرآیند امضا مربوط می شود: 1) سند چگونه امضا شده است؟ 2) امضا کننده چه عملی را تکمیل کرده است؟ 3)چه سند مشهودی برای حمایت از تراکنش الکترونیک ارائه شده است؟ به علاوه، این اسناد باید توسط تاجر یا مؤسس حفظ شوند.

برای اینکه نشان دهیم AssureSign چگونه سه رکن قانونی امضای الکترونیک را رعایت کرده و از آن تخطی می کند، نگاهی می اندازیم به این که Jadu چگونه از ترکیب امضای الکترونیک ما با نرم افزار مدیریت محتوا برای تحصیلات تکمیلی استفاده می کند.

وقتی دانشجو (امضا کننده) سندی را برای امضای الکترونیک دریافت می کند، برای دسترسی به سند موجود در پورتال دانشجویی آنلاینشان و زمانی که فرآیند های حساسی مانند گزینش کمک های مالی را تکمیل می کنند، نه تنها باید اعتبارات ورود به اکانتشان را وارد کنند بلکه باید به سوالات مطرح شده توسط اعتبار سنجی مبتنی بر دانش AssureSign یا همان KBA پاسخ دهند.

KBA با ایجاد الزام برای پاسخ های صحیح به مجموعه ای از سوالات ایجاد شده توسط منابع اطلاعات عمومی، اطمینان حاصل می کند که دانشجویان همان افرادی که ادعا می کنند هستند. نیت دانشجو برای تکمیل و پایان دادن به فرآیند از طریق ارائۀ فاش سازی مورد نیاز، شرایط و ضوابط AssureSign و فرآیند امضای الکترونیک روشن می شود. پس از تکمیل فرآیند AssureSign گزینش کمک مالی دانشجویان را با رضایتشان برای امضای سند به صورت الکترونیکی همراه می کند. سپس Jadu به طور ایمن و مطمئن این اسناد را برای تأیید حفظ می کند.

AssureSign نه تنها به کسب و کارهایی مانند Jadu اجازه می دهد تا از تمامی ملزومات امضای الکترونیک در ایالات متحده تخطی کنند، بلکه فرآیند ما هم تقریبا با هر مجموعۀ قانونی که امضای الکترونیک را به طور جهانی اداره می کند، مطابقت می کند.

به عنوان مثال در امارات، هویت و سرویس اطمینان الکترونیک (eIDAS) که از سال 2014 جزء قانون امارات به حساب می آید، یک مشروعت ترتیب داده شده از امضاهای الکترونیک را بر اساس تعدادی از فاکتورهای از طرف کار بر فروشنده فراهم می کند. جدیداً امارات قانون حفاظت از اطلاعات عمومی (GDPR) را تصویب کرده است  که تصریح می کند اطلاعات خصوصی شهروندان امارات چگونه باید کنترل شود. AssureSign با حفاظ حریم خصوصی امارات – ایالات متحده تضمین شده است، و این یعنی امضای الکترونیک آمریکا ملزومات قانونی امارات را هم رعایت می کند و کاربران ایالات متحده می توانند تراکنش های دیجیتال را با شهروندان امارات انجام دهند.

مزایای استفاده از امضای الکترونیک چیست؟

به واسطۀ امضای الکترونیک نه تنها قوانین بین قاره ای اجازۀ انجام تراکنش های فرا مرزی را می دهند، بلکه این امضا هزینه، زمان و اشتباهات سهوی که با این تراکنش ها همراه است را کاهش می دهد و سرعت و سهولت تبادلات تجاری را افزایش می دهد.

زمان کمتر

امضای الکترونیک چرخۀ تراکنش ها را کوتاه می کند. به علاوه، کاربران AssureSign به دنبالۀ ممیزی سند دسترسی دارند که نشان می دهد امضا کنندگان در فرآیند امضایشان کجا قرار دارند و چقدر پیشروی کرده اند. پس از اینکه شرکت متحدۀ BioSource (UBC) امضای AssureSign را به کار گرفت، میانگین زمان تکمیل تراکنش هایشان از 11 روز به کمتر از 1 ساعت رسید. UBC اکنون می تواند مراقبت های پزشکی را سریع تر به بیمارانش برساند.

هزینۀ کاهش یافته

کاغذ، جوهر کارتریج، هزینه نقل و انتقالات و دیگر هزینه های فرعی همگی با ظهور امضای الکترونیک در کسب و کار حذف شدند. فقط کافی است از Captorra سوال کنید. پس از به کارگیری امضای الکترونیک AssureSign فروش نرم افزار قانونی این هزینه ها را تا 90% کاهش داد. Captorra از این سود جدید برای جستجو و استخدام بهترین هایی که بازار ارائه می داد استفاده کرد.

حداقل اشتباهات سهوی

بسیاری از فرآیند ها به عنوان بخشی از جریان کاری شان نیازمند پاسخ های ترتیب داده شده و مراحل چندگانه هستند، اما جریان های کاری منابع انسانی (HR) احتمالا برندۀ میدان هستند. به ویژه کارکنانی که در سفر هستند به دریافت و ارسال ایمیل های فراوان، امضا کردن و غیره نیاز دارند. پس از استفاده از امضای الکترونیک AssureSign، PowerObjects می تواند بسیاری از استخدام های کارکنان و فرآیندهای در سفر را تنها با چند کلیک روی ماوس انجام دهد. PowerObjects از ابتدا تا انتها جریان کاری نیروی انسانی اش را با بیشترین میزان کارآیی حفظ می کند.

Sending
User Review
0 (0 votes)

دیدگاه